Depuis le 1er janvier 2026, la Belgique a franchi un cap majeur : la facturation électronique structurée est devenue obligatoire pour une grande partie des transactions entre entreprises (B2B).
Envoyer une facture en PDF par e-mail ou la générer “de manière artisanale” dans Word/Excel n’est, en principe, plus suffisant lorsque vous facturez un autre assujetti belge.
Pour les entreprises et indépendants, la question n’est plus de savoir si il est nécessaire de passer à PEPPOL, mais de déterminer comment être conforme sans désorganiser la gestion commerciale de son activité, et d’avoir conscience des risques en cas de retard.
Une “facture électronique structurée” (et pas un simple PDF)
Le point clé, souvent mal compris : une facture électronique structurée n’est pas un document “numérique” au sens large, mais un fichier structuré (données lisibles automatiquement par les logiciels), échangé d’application à application.
Pour cette raison, un simple PDF envoyé par e-mail (même s’il est “électronique”) ne remplit pas l’objectif : il n’est généralement pas intégrable de bout en bout de manière automatisée, standardisée et sécurisée.
Qui est concerné par l’obligation de recourir à la facture électronique ?
L’obligation visles entreprises belges assujetties à la TVA lorsqu’elles facturent d’autres entreprises.
Cela inclut, en pratique, les PME, TPE, indépendants, et souvent aussi les ASBL dès qu’elles sont assujetties.
Et si vous ne facturez qu’à des particuliers non assujettis ?
Si vous ne facturez qu’à des clients particuliers, vous ne devez pas leur envoyer une e-facture structurée. Cela ne signifie pas pour autant que vous êtes exonéré de tout recours à PEPPOL : vous devez pouvoir recevoir des e-factures structurées de vos fournisseurs (achats, services, abonnements, etc.).
Autrement dit : même en B2C, il faut souvent se mettre à niveau à minima côté réception des factures électroniques.
Dérogations et cas fréquents
Certaines situations sont explicitement évoquées comme dérogatoires à l’obligation, ou hors son champ d’application. Ainsi, le régime TVA ou la situation de l’assujetti peut aboutir à ce que l’obligation de recourir à une facture électronique ne s’applique (par exemple en ce qui concerne des opérations entièrement exemptées (art. 44 CTVA) ou d’autres régimes spécifiques.
Concernant les entreprises “non établies” en Belgique
Le SPF Finances a communiqué une limitation du champ d’application : l’obligation d’émettre/recevoir des e-factures structurées ne s’applique pas aux entreprises non établies en Belgique (pas de siège d’activité économique ni d’établissement stable), même si elles sont identifiées à la TVA en Belgique. Il n’existe cependant pas à ce stade de base légale à cette approche et à cette communication.
PEPPOL en pratique
La Belgique s’appuie principalement sur Peppol, un réseau décentralisé comparable à un “réseau de télécommunications” : votre logiciel de facturation/comptabilité se connecte à Peppol et échange les factures avec le logiciel de votre client/fournisseur, de façon sécurisée et standardisée.
Schématiquement, PEPPOL implique généralement trois éléments :
- Un logiciel compatible (facturation, compta, ERP ou solution dédiée) ;
- Un accès Peppol (souvent via un “point d’accès” intégré au logiciel) ;
- Un identifiant Peppol, lié en Belgique au numéro d’entreprise/TVA
La règle de “repli” (fall-back) : ce qu’elle permet… et ce qu’elle ne permet pas
Le SPF Finances a annoncé une mesure de “repli” très importante dans la vie courante : si, pour des raisons techniques, le destinataire n’est pas en mesure de recevoir une e-facture structurée, le fournisseur n’est pas tenu d’émettre une e-facture structurée — mais il reste tenu d’émettre une facture par un autre canal (papier ou format électronique tel que PDF/Word).
Attention : cette règle de repli n’est pas un “joker” pour éviter Peppol. Le destinataire conserve l’obligation générale de se rendre capable de recevoir les e-factures structurées et de prendre les mesures nécessaires sans délai.
Sanctions : amendes administratives et risques TVA
Le SPF Finances a annoncé une période de tolérance pendant les trois premiers mois de 2026, sans application de sanctions pour les infractions liées à la nouvelle obligation, à condition de pouvoir démontrer des démarches en temps utile et raisonnables pour se conformer.
Cette tolérance n’est donc pas une “absence d’obligation” : elle vise des situations de bonne foi et des difficultés pratiques, dossier par dossier.
Un barème largement relayé prévoit des amendes forfaitaires en cas de non-conformité à l’obligation d’e-facturation, avec une gradation typique : 1.500 €, puis 3.000 €, puis 5.000 € pour les infractions suivantes.
Au-delà du volet “amendes”, le sujet peut aussi déclencher des conséquences TVA (ex. facture irrégulière, preuve, exigences formelles). Et, très concrètement, une facture non conforme peut devenir un terrain de contestation en cas de contrôle ou de litige commercial.
Impacts civils & commerciaux : ce que les entreprises oublient (et qui crée des litiges)
En pratique, l’e-facturation ne se limite pas à un “format” : elle touche au cycle contractuel et à la preuve.
- Acceptation et contestation des factures : vos clients continueront à pouvoir contester vos factures, mais le canal, la date de réception et l’intégrité des données prennent plus d’importance. Il ne sera en principe plus contestable d’avoir à minima reçu la facture en litige.
- Conditions générales (B2B) : beaucoup d’entreprises ont des clauses “factures envoyées par e-mail”, “adresse de facturation”, “acceptation à défaut de protestation dans X jours”, etc. Ces clauses doivent souvent être mises à jour pour coller au nouveau flux d’envoi des factures
Conclusion : une nécessaire conformité technique… mais également une sécurité commerciale
La facturation électronique obligatoire depuis le 1er janvier 2026 est un sujet TVA, certes, mais c’est aussi un sujet civil et commercial : conditions générales, preuve, contestations, recouvrement, et qualité du dossier en cas de litige.
Avocat Ballez Pierre-Yves - Avocat au Barreau de Mons à Hensies, Dour 